为加强学院会议室的管理，现结合实际情况，制定本办法。
第一条 会议室包括大、小会议室和综合楼的多功能报告厅，是用于研讨工作、召开会议和举行报告会的专门地点。会议室由党政办公室统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等。会议涉及使用的设备设施由党政办公室派专人负责保管、管理与调试。
第二条 各部门必须在OA办公系统中“行政办公”—“会议申请与安排”—“会议申请”菜单中填写《会议申请表》，进行会议预约，以便统一安排。
第三条 党政办公室根据预约情况，对使用部门提出的使用申请进行审批。
第四条 非工作日使用，需提前填写《会议申请表》，领取会议室钥匙，并于工作日及时归还。
第五条 会议室使用需遵循先预约登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知党政办公室，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。
第六条 部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，由党政办公室另作安排。
第七条 如临时取消会议室申请，再使用时，需重新申请。各部门应在预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。如已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。
第八条 各部门在会议期间要自觉引导参会人员爱护公共设施，维护会议室的环境卫生。
第九条 各部门应熟悉会议室仪器设备，正确使用设备，爱护设备。严禁在室内吸烟，严禁携入易燃、易爆、易碎、易污染物品，人为损坏或不按操作规程操作造成设备损坏应由损坏人照价赔偿。
第十条 各部门不得自行在计算机上安装和卸载软件系统。需要在计算机上安装软件系统须向党政办公室管理人员提出申请，经批准后由党政办公室进行安装。在使用光盘、U盘、移动硬盘等设备时应保证没有病毒。
第十一条 会后使用部门及时整理，关闭LED屏、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知党政办公室，以便及时修理。不可擅自对故障设备进行处理。
第十二条 未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需经党政办公室同意。借用完毕后，要及时归还。
第十三条 本制度于下发之日起执行，由党政办公室负责解释。
