一、公文种类
按照公文分类，学院公文的主要种类有：
1．决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2．决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3．通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
4．意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
5．通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
6．通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
7．报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
8．请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。
9．批复。适用于上级机关答复下级机关的请示事项的下行文。
10．函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
11．纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
二、公文格式
（一）校党组织公文版头
1．“中共河南信息统计职业学院委员会文件”版头，适用于印发学院党委的决议，以学院党委名义下发的综合性通知、表彰、惩处决定、工作安排、党组织和党员管理的规章制度，向上级党组织的请示、报告等。
该版头公文可向上级党组织上行，也可对学校各内设机构下行。
该版头字号为：豫统院党〔××（年份）〕××号。
2．“中共河南信息统计职业学院纪律检查委员会文件”版头，适用于印发学院纪委的决议，以学院纪委名义下发的综合性通知、工作安排、有关规章制度，向上级纪检机关的请示、报告等。
该版头公文可对上级纪委上行和对学校内设机构下行，也可对不相隶属纪检机构平行。
该版头字号为：豫统院纪〔××（年份）〕××号。
3．“中共河南信息统计职业学院委员会（××）”版头，适用于党委下设机构印发各处室、系（部）的党务用文。
处室用该版头行文只能对学校上行或其他处室平行，不允许向校外行文。
该版头公文字号分别为：
党政办：院党办〔××（年份）〕××号；（涉及党务工作）
组织人事部：院党组〔××（年份）〕××号；（涉及组织工作）
宣传统战部：院党宣〔××（年份）〕××号；（涉及宣传工作）
院党统〔××（年份）〕××号；（涉及统战工作）
纪检监察室：院纪检〔××（年份）〕××号；
（二）学校行政公文版头
1．“河南信息统计职业学院文件”版头，适用于印发学院决定、以学院名义下发的综合性通知、工作安排等；常设或临时专业的设置、调整方案；学校行政管理的各项规章制度；向上级机关的请示、报告；向不相隶属单位询问、商榷、答复、请求批准有关事项等；印发上级领导和学校领导的重要讲话；启用或废止校内印章等。
该版头公文可向上级单位上行，也可对学校内设行政机构下行。
该版头字号为：豫统院〔××（年份）〕××号。
2．“河南信息统计职业学院（××）”版头，适用于印发各处室、系（部）行政用文。
处室用该版头行文只能对学校上行或其他处室平行，不允许向校外行文。
该版头公文字号分别为：
党政办：院办〔××（年份）〕××号；（涉及行政工作）
组织人事部：院人〔××（年份）〕××号；（涉及人事工作）
教务处：院教〔××（年份）〕××号；
财务处：院财〔××（年份）〕××号；
总务处：院总〔××（年份）〕××号；
学生处：院学〔××（年份）〕××号；
招生办：院招〔××（年份）〕××号；
就业办：院就〔××（年份）〕××号；
成教部：院培〔××（年份）〕××号；
保卫处：院保〔××（年份）〕××号；
图书馆：院图〔××（年份）〕××号；
信息中心：院信〔××（年份）〕××号；
科研外事处：院科外〔××（年份）〕××号；
后勤服务中心：院后〔××（年份）〕××号；
（三）群团组织公文版头
1．“河南信息统计职业学院工会文件”版头，适用于印发学院工会的决定，以学院工会名义下发的综合性通知、工作安排、规章制度，向上级工会组织的请示、报告等。
该版头公文可向上级工会组织上行，也可对校内工会组织下行。
该版头字号为：豫统院工〔××（年份）〕××号。
2．“共青团河南信息统计职业学院委员会文件”版头，适用于印发学院团委的决议，以院团委名义下发的综合性通知、工作安排、规章制度，向上级机关、院党委的请示、报告等。
该版头公文可向上级团组织、院党委上行，也可对校内团组织下行。
该版头字号为：豫统院团〔××（年份）〕××号。
（四）其它公文版头
“河南信息统计职业学院（××）纪要”版头，适用于反映党委会议、党政联席会议、院长办公会议或专题会议形成的决定等。
三、公文制发、接收程序
（一）公文制发程序：拟稿→校核→打印清样→填写公文处理标签→领导签发→登记编号→公文纸打印→用印→分发→存档。
1．拟稿。以学院名义制发的公文，根据需要或校领导要求，由党政办公室或有关部门草拟；学院其它部门制发的文件由发文部门草拟。拟稿注意事项：
（1）须一律使用规定的A4型纸。
（2）用词准确、规范。人名、地名、专用术语、数字、事物名称、引文准确无误。使用简称，应先用全称在括号内注明“以下简称××”。简称应规范化。时间应写具体的年月日，不要把“20××年”简写成“××年”，一般不用“明年”、“上月”、“前日”等模糊概念。
（3）公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩的语句作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。公文中应使用国家法定的计量单位。
（4）引用公文应先引标题，后引发文字号。
（5）起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后。
2．校核。公文草拟后，应先经本部门负责人审核，确保文稿在政策上、内容上、文字上准确无误。
3．打印清样。文稿经审核无误后，用A4打印纸打印清样。
4．填写公文处理标签。拟稿人负责填写公文处理标签中拟稿、主送、抄报（送）、标题等栏目，拟稿和校对栏目分别由文稿草拟人员和校对者签名。
5．领导签发。学院制发的文件由拟稿人将校核后的文稿、公文处理标签、附件及电子文稿等报送党政办公室，送院领导签发；学校其他部门制发的文件由分管校领导签发。签发内容包括：是否同意发文、签发人（签署全名）、签发时间（注明年、月、日）。
6．登记编号。以学院名义上报或下发的公文，经院校领导签发后，由党政办公室负责做发文登记，并编排发文序号。学院部门制发的公文，经校分管领导签发后，由党政办公室负责做发文登记、编排发文序号。
7．公文纸打印。按本办法第二条规定的公文格式打印。
8．加盖印章。除纪要，一般文件用印与落款一致。
9．分发。学院制发的文件一般由党政办公室指派专人或工作承办部门分发；学院部门制发的文件由各部门自行分发。
10．存档。文件发送完毕，将正式文件一式两份与文件原稿、文稿附件、校领导重要修改稿及公文处理标签一并存档。公文存档的原件、修改稿、签发意见等须使用黑色、蓝黑色墨水钢笔（或符合存档要求的签字笔）填写。
（二）校外公文的接收程序：收文登记→阅批→承办→传递→催办→归档。
1．收文登记。对收进的外来文件、电传等，由党政办公室分别签收、拆封，填写《河南信息统计职业学院校外收文处理签》，并在《河南信息统计职业学院校外收文登记簿》登记。院领导亲收件，交本人拆封。亲收人认为需要学院校存查或处理的，可以交党政办公室按收文登记办理。
2．阅批。收文登记后，由党政办公室提出拟办意见，呈送院领导阅批后，再由党政办公室文书负责转有关职能部门承办或组织传阅。急件应即时阅批。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和日期，其它审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
3．承办。承办部门应按公文要求，根据院领导批示的意见认真、负责、迅速地办理，并将办理结果记入《河南信息统计职业学院校外收文处理签》。
（1）批办的公文涉及两个部门以上，由主办部门负责承办，主办部门应及时将公文交党政办公室转给有关部门阅办，并限期交党政办公室存档。
（2）批办的公文有规定期限的，必须按规定期限办理完毕，无规定期限的一般应在10天内办理完毕，如有困难不能按期办理完毕时，应先向党政办公室报告，说明理由，提出预计完成日期。
（3）一般参阅性文件，各部门从收到文件之日起，必须在3天内阅毕，送交党政办公室存档。
4．传递。各部门传达文件应由专人负责。在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理。在进行文件传阅时，应以文书为轴心，进行轮辐式传阅，即一位领导阅后直接退回给文书，注销后再由办公室文书送给另一位领导阅读，而不是让领导与领导之间直接传阅。
5．催办。文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况，对办理的公文要负责检查催办，承办的公文办理完毕后，立即报告党政办公室负责人，防止漏办或延误。
6．归档。党政办公室文书对承办完的校外公文要及时进行归档，并核查《河南信息统计职业学院校外收文处理签》各项填写是否规范，相关事项要注明清楚。
7．党政办公室对各部门公文处理情况有催办、督促和检查的责任。
（三）校内公文的运行程序
校内公文运行程序：报送签收→登记→拟办→批办→承办→催办→归档。
1．报送签收。凡学院内上报院领导、主管院领导的公文，如请示、报告等文件，一律先送达党政办公室，由党政办公室文书签收、编号。
便函、请柬、介绍信、广告等，不作登记，直接交相关部门办理。
2．登记。党政公室对签收、编号的文件进行校内收文登记。先填写《河南信息统计职业学院校内收文处理签》，再登记至《河南信息统计职业学院校内收文登记簿》。
3．拟办。党政办公室负责人在《河南信息统计职业学院校内收文处理签》上填写拟办意见。
4．批办。由党政公室文书按照拟办意见呈送校领导阅批。
5．承办。承办部门按文件要求，根据校领导批示的意见认真、负责、迅速地办理。
6．催办。党政公室文书应及时掌握文件流转和处理情况，根据承办时限的要求，及时对文件承办情况进行督促和检查。完成后立即报告办公室负责人，并进行归档管理，防止漏办或延误。
7．归档。党政公室文书对承办完的校内文件要及时进行归档，并要核查《河南信息统计职业学院校内收文处理签》各项是否填写齐全、规范，相关事项要注明清楚、完整。
其他收文单位参照上述流程运转公文。
四、公文归档
1．公文办理完毕后，应当根据《河南信息统计职业学院档案管理办法》将公文的拟稿、正本和有关材料及时收集齐全，立卷归档，个人不得保存应当归档的公文。
2．拟制、修改和签发公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
3．学院、各部门制发的文件由党政办公室负责立卷归档、移交档案室。
4．归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学校档案室移交。
五、公文管理
1．学院公文由党政办公室统一收发、审核、用印、归档。
2．各部门公文应当指定专人负责本部门公文管理工作，本部门的各类收、发文件均要按学院公文管理要求设立收、发文卷内目录；发文处理标签、登记簿；收文处理标签、登记簿，卷内目录、发文收文处理标签均要符合归档要求，登记簿供文件查询使用。
3．上级机关的公文，除保密和注明不准翻印的以外，各部门负责人需翻印文件，必须经党政办公室负责人批准后，可以翻印。
六、本办法自公布之日起执行，并由党政办公室负责解释。
